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Aide à l'archivage

12/04/2023

Pièce de rangement archives et fonds documentaire

LES PEPITES DES ARCHIVES

Redécouverte au cours d’une intervention effectuée par un archiviste professionnel du SAGA, cette lettre est écrite (ou plus précisément dictée) par un militaire dénommé Gandois depuis le port de Boulogne-sur-Mer.

Pierre Gandois, né le 25 avril 1790 dans le village de Lugée sur la commune de Pioussay, est incorporé en mars 1809 dans la 2e compagnie du 5e bataillon du 46e de ligne à Arras. Le registre matricule de son régiment nous donne une description physique du jeune homme : « Taille d’un mètre 56 centimètres, visage ovale, front large, yeux gris, nez bien fait, bouche petite, menton rond, cheveux et sourcils châtains. »

Peu de temps après son arrivée, il envoie deux lettres à ses parents.

Le papier de la seconde est illustré par un splendide vaisseau français en couleur :

« Voyez le vaisseau français et le pavillon et les cordages

Le 1809

A Boulogne, le dernier du mois de juin mil huit cent neuf

Mon cher père et ma chère mère,

Je vous dirai que j’ai reçu la lettre que vous m’avez envoyée, qui me fait beaucoup de plaisir, qui m’apprend que vous jouissez d’une bonne santé. Je l’ai reçue le quatre de juin.

Mon cher père et ma chère mère, je vous dirai que je me porte bien, pour le présent, grâce à Dieu. Que la présente lettre vous trouve comme elle me quitte et aussi que mes chers frères et sœurs et belles-sœurs et aussi à mes chers oncles et tantes, cousins et cousines, parents et amis, tous ceux qui s’informent de moi. Je m’informe d’eux. »


 

Le document comporte deux autres pages, non reproduites ici mais transcrites dans le livre de Laurent Delenne¹, qui nous donnent des renseignements sur les conditions de vie au sein du 46e régiment d’infanterie de ligne à cette époque.

Malheureusement, le jeune homme est hospitalisé quelques mois plus tard à l’hôpital civil des Prémontrés de Louvain, en Belgique, où il décède le 22 octobre 1809 « par suite de péripneumonie ».

1ère page de la lettre d’un soldat de Napoléon, reproduite avec l’accord de la commune de Valdelaume.

1. Eléments biographiques et transcription issus de l’ouvrage de Laurent Delenne « Sur les routes d’Europe avec Napoléon : histoires de grognards » paru aux éditions du CVRH (Centre vendéen de recherches historiques) en 2021, pages 282-285.

 

 

" Un particulier, convaincu d’avoir injurié le Maire de sa commune, à l’occasion de ses fonctions, a été condamné à l’amende et à quelques jours de prison, par le Tribunal de Verdun.


On ne peut trop entretenir le respect et la soumission qui sont dûs à MM les Maires. Leurs fonctions sont gratuites et pénibles ; en contact immédiat avec le peuple, ils sont les Pères, les amis, les soutiens des familles et des individus.


Journal Politique et Littéraire du 12 juillet 1829."

 

 

Retrouvée au milieu des pages d’un recueil des actes administratifs de la Préfecture, cette petite note datant de la Seconde Restauration (contexte politiquement troublé) témoigne que, déjà à cette époque, les conditions d’exercice du mandat de maire peuvent se révéler compliquées. On ne connaît pas les raisons du mécontentement de l’administré, mais la sanction peut sembler assez lourde pour un outrage. Ce petit billet évoque également l’engagement des maires pour leur commune et leurs concitoyens avec le respect que la fonction implique voire « exige » dans le cas présent.

Bien qu’en 1829 le maire était nommé par le Préfet, la situation dénoncée dans ces quelques lignes est malheureusement toujours d’actualité. Ainsi, 195 ans après la rédaction de cette note, une loi visant à « renforcer la sécurité et la protection des maires et des élus locaux » a été promulguée le 2 mars 2024 et entend ainsi mieux les protéger et les accompagner.

Retrouvée parmi des documents de la Seconde Guerre mondiale dans un fonds communal, cette affiche datée entre 1935 et 1942 fait la publicité de la camionnette DELAGE équipée du système TRANSFORMATION PICTAVIA utilisant l’acétylène comme carburant à la place de l’essence.

Cette affiche ne nous apporte pas d’informations sur le véritable but de la conception d’un tel système de motorisation. Est-ce afin de pallier à une pénurie de carburant réquisitionné en faveurs des troupes ou dans une démarche scientifique écologique moderniste ?

Elle témoigne toutefois, à une époque marquée par l’un des plus importants conflits mondiaux, de la volonté des constructeurs de voir plus grand et de marquer un tournant avec l’utilisation de matériaux novateurs. En effet, depuis longtemps les industries cherchent de nouveaux moyens de se détacher de l’énergie fossile très couteuse, et particulièrement en temps de guerre, et trop polluante aujourd’hui.

Toutefois, la dangerosité de l’acétylène, gaz extrêmement inflammable et réactif pouvant exploser spontanément sous l’effet d’une élévation de température ou de pression, semble avoir eu raison de cette innovation.

 

 

Tampon nouveau

Le service d’accompagnement à la gestion des archives

Le 1er mai 2023, le centre de gestion des Deux-Sèvres crée officiellement un service d’accompagnement à la gestion des archives pour mettre à la disposition des collectivités et établissements publics locaux, des compétences qualifiées et du temps pour les soutenir dans le cadre de leurs obligations légales en matière de conservation et de valorisation de leurs archives.

Obligations et responsabilités en matière d'archivage

Tous les documents administratifs sont des archives publiques, donc inaliénables (interdites à la vente ou cession par la loi) et imprescriptibles (ne peuvent pas perdre le caractère public, quel que soit leur détenteur).
Au sens de l’Art L211-1 du code du Patrimoine, les archives publiques sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »

Quels documents archiver ?

Les archives sont les documents produits avant 1790. On les retrouve souvent sous forme de liasses ou registres. Une attention particulière doit être apportée à ces documents trop rarement répertoriés.

Documents produits entre 1790 et 1982.

Documents produits depuis les lois de décentralisation.

Ces archives sont classées et triés selon :

Manuscrits et imprimés.

Plans, affiches, photographies...

Disquettes, bandes magnétiques, CD-ROM, disques durs...

Cassettes, DVD...

Le CDG vous accompagne

Un service d’accompagnement à la gestion des archives est proposé par le CDG79 aux collectivités territoriales et établissements publics locaux (affiliés et non affiliés) dont le personnel n'est ni sensibilisé ni formé à l'archivage.
Ce service, constitué de trois archivistes itinérants expérimentés, est à l'écoute des attentes et des besoins des agents dans leurs tâches quotidiennes et dans leurs relations avec les administrés.
Grâce au partenariat engagé avec les Archives départementales des Deux-Sèvres, les collectivités sont alors assurées d'une intervention pérenne et de qualité.

Les avantages

La mise en place de procédure d'archivage génère, entre autre, les avantages suivants :
  • économie de locaux
  • contrôle des éliminations
  • respect de la réglementation
  • gain de temps pour les agents dans la recherche de documents ou d'informations...

Les prestations proposées

Législation, communicabilité des documents, restauration, archivage électronique, numérisation, aménagement des locaux, règles de sécurité, respect des conditions de conservation...

Tri, élimination, classement, cotation...

Bordereau d'élimination, versement, restitution et dépôt aux Archives départementales des Deux-Sèvres...

Répertoire numérique, tableau de gestion, cadre de classement de 1926...

Rappel des obligations au travers des textes législatifs en vigueur, utilisation des différents outils de recherche.

La convention de mise à disposition

Pour bénéficier d'une intervention, la commune ou l’établissement doit adhérer au service (sans engagement à ce stade) et adresser officiellement une demande au service Archives en renseignant la fiche de demande d’intervention.
Dans le cadre d’un état des lieux initial, les archivistes recensent les besoins et définissent les priorités. 
Un rapport est ensuite envoyé à la collectivité accompagné d'une évaluation calendaire et financière d'intervention.
En cas d’acceptation de l’offre proposée, l’intervention de l’archiviste itinérant est programmée sans que ce diagnostic préalable ne soit facturé.
Ce diagnostic ne sera facturé en tant que tel (sur la base d’un forfait correspondant à une journée d’intervention d’un archiviste), que s’il n’est suivi d’aucune intervention effective.

Tarifs du CDG79