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Les acteurs
Le responsable hiérarchique direct a un rôle important puisqu'il lui appartient de mettre à disposition tous les outils nécessaires à l’exécution des missions d’une part, et de communiquer sur les aspects concernant le poste de travail, d’autre part.
Un premier rendez-vous d’accueil est donc recommandé le jour de l’arrivée de l’agent, ce qui permet de :
- (re)présenter la collectivité, son champ d’action et de compétences,
- remettre l’organigramme de la structure,
- détailler les missions du service,
- présenter les interactions existant entre les services de l’institution
- transmettre la fiche de poste,
- échanger sur les procédures en place au sein de la collectivité (délégations de signature, modes de communication privilégiés…),
- présenter l'agent à ses nouveaux collègues
Afin que l’intégration se fasse dans les meilleures conditions et de façon efficace, il est indispensable de donner tous les moyens à l’agent.
En fonction de l’emploi occupé, ceux-ci peuvent varier.
Il existe néanmoins des constantes que l’on peut ainsi lister :
- un règlement intérieur,
- tout document (charte des temps, convention…) ayant cours au sein de l’institution,
- les coordonnées téléphoniques et courriels des élus, des collègues et des partenaires,
- le matériel de travail nécessaire (ordinateur de bureau, téléphone, accès Internet, etc.)
- une adresse électronique,
- le cas échéant, les Equipements de Protection Individuelle (EPI)